Le rapport n'est pas un journal de bord. C'est un travail d'analyse qui prend l'expérience comme matériau et la confronte aux enseignements reçus. Cette distinction explique la plupart des écarts de note entre deux stages également réussis.
La structure la plus courante enchaîne quatre parties. La présentation de l'organisme d'accueil, brève, qui situe le secteur, la taille et l'organisation du service. La description des missions confiées, avec leur contexte et les moyens employés. L'analyse d'une problématique rencontrée, qui constitue le coeur du travail. Le bilan enfin, personnel et professionnel. Certaines formations imposent un plan différent ; il prime toujours sur les habitudes.
C'est la partie qui distingue un rapport d'un compte rendu. Elle part d'une difficulté observée pendant le stage, la formule en question, mobilise les concepts de la formation pour l'analyser, et propose une réponse argumentée. Une bonne problématique est étroite : un dysfonctionnement précis dans un processus précis vaut mieux qu'une réflexion générale sur l'organisation du travail.
Les données commerciales, financières et nominatives ne se publient pas sans autorisation. La solution courante consiste à anonymiser les chiffres en les indexant sur une base 100, à remplacer les noms par des fonctions, et à faire signer au tuteur une autorisation de diffusion. Un rapport peut être classé confidentiel, auquel cas il n'est consulté que par le jury.
20 à 40 pages hors annexes selon les formations, sommaire paginé, introduction et conclusion distinctes du corps, bibliographie et annexes numérotées et appelées dans le texte. Les captures d'écran, organigrammes et tableaux vont en annexe, sauf quand ils portent la démonstration. Les fautes de langue pèsent lourd dans la note et se corrigent par une relecture à voix haute, plus efficace qu'un correcteur automatique.
15 à 20 minutes d'exposé, autant de questions. L'erreur habituelle est de refaire le rapport à l'oral : le jury l'a lu. La soutenance sert à défendre l'analyse, à répondre aux objections et à montrer le recul pris depuis. Préparer trois questions difficiles et leur réponse vaut mieux que répéter le plan une fois de plus.