Aucun stage ne peut légalement débuter sans convention signée. Ce document tripartite n'est pas une formalité administrative : il définit l'objet pédagogique du stage, sans lequel la relation bascule juridiquement dans le contrat de travail.
Trois parties au minimum : l'établissement d'enseignement, l'organisme d'accueil et le stagiaire. S'y ajoutent l'enseignant référent, désigné par l'établissement, et le tuteur, désigné par l'entreprise. Ces deux dernières signatures ne sont pas décoratives : le référent suit au maximum 16 stagiaires simultanément, et le tuteur un nombre limité de stagiaires, trois dans les entreprises de moins de 30 salariés.
La convention indique l'intitulé de la formation, les activités confiées, les dates et la durée hebdomadaire, le montant de la gratification et ses modalités de versement, le régime de protection sociale, les avantages offerts comme les titres restaurant ou le remboursement des transports, et les conditions dans lesquelles le référent et le tuteur assurent l'encadrement. L'absence de l'une de ces mentions fragilise la convention en cas de litige.
Un stage ne peut excéder 6 mois par année d'enseignement dans le même organisme, renouvellement compris. La durée se compte en jours de présence effective : 7 heures dans la journée valent un jour, 22 jours valent un mois. Un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent s'impose avant qu'un nouveau stagiaire occupe le même poste, sauf en cas d'interruption à l'initiative du stagiaire.
Le stage doit correspondre à un volume pédagogique minimal de 200 heures de formation par année dans l'établissement. Il ne peut pas remplacer un salarié absent, faire face à un accroissement d'activité ni occuper un emploi permanent. Le juge requalifie en contrat de travail les stages qui contreviennent à ces règles, avec versement des salaires et des cotisations correspondants.
Le stagiaire n'est pas salarié et ne compte pas dans les effectifs, sauf pour la tarification des risques d'accident du travail. Il a accès au restaurant d'entreprise et aux activités sociales du comité, bénéficie des mêmes protections en matière de harcèlement et de durée de présence quotidienne, et ses absences sont autorisées dans les mêmes conditions de congés de maternité, de paternité et d'adoption que pour les salariés.